# Psychologue en libéral : vos obligations sur le dossier patient, les données et la facturation

Source : https://consignestudio.fr/guides/obligations-psychologue-liberal-donnees-patients/ · publié le 2026-10-27 · Antoine Despres, Consigne

Les notes et dossiers d'un psychologue sont des données de santé : vous en êtes responsable de traitement au sens du RGPD, vous devez les sécuriser, les inscrire dans un registre et fixer leur durée de conservation, que la CNIL situe à vingt ans après la dernière prise en charge pour les cabinets de santé. Si un tiers les héberge pour vous, il doit être certifié hébergeur de données de santé (HDS). Côté facturation, une note est due au-delà de 25 € et vos soins sont exonérés de TVA si vous êtes autorisé à faire usage du titre.

## Vos notes sont des données de santé

Ce qu'un patient vous confie sur sa santé psychique, et ce que vous en notez, relève des **données de santé**, une catégorie de données que le RGPD protège plus strictement que les autres. En exercice libéral, c'est vous, et non l'éditeur de votre logiciel, qui êtes **responsable du traitement** : vous décidez de ce que vous collectez, pourquoi, combien de temps et comment vous le protégez.

Cela vaut pour un dossier papier comme pour un fichier sur votre ordinateur. Le support change les mesures de sécurité, pas les obligations.

## Le référentiel CNIL des cabinets de santé

En 2020, la CNIL a publié un référentiel pour la gestion des cabinets médicaux et paramédicaux. Il vise les professionnels de santé exerçant à titre libéral et ne cite pas nommément les psychologues : il n'est donc pas certain qu'il s'applique à vous au sens strict. C'est toutefois le texte de la CNIL le plus proche de votre exercice, et une base solide pour organiser votre cabinet.

Ce qu'il en ressort pour un cabinet individuel :

| Point | Ce que dit le référentiel |
|---|---|
| Registre | les traitements sont inscrits au registre prévu par l'article 30 du RGPD |
| Conservation du dossier | vingt ans à compter de la dernière prise en charge : cinq ans en base active à compter de la dernière intervention, puis quinze ans en archive sur un support distinct, avec une sécurité équivalente |
| Hébergement à distance | si le logiciel est hébergé à distance ou le stockage confié à un tiers, ce prestataire doit être agréé ou certifié pour l'hébergement de données de santé (CSP, art. L. 1111-8) |
| Analyse d'impact (AIPD) | présentée comme nécessaire pour les cabinets groupés partageant un système d'information, à partir de 10 000 patients par an ; elle n'est pas posée comme obligatoire pour un cabinet individuel |

> Aucun texte que nous ayons pu consulter ne fixe une durée de conservation propre aux dossiers des psychologues libéraux. La durée de vingt ans du référentiel est une référence prudente, pas une obligation démontrée pour votre profession. Écrivez dans votre registre la durée que vous retenez et pourquoi.

## Le registre, en pratique

Le registre n'a pas besoin d'être long. Pour un cabinet individuel, une ou deux fiches suffisent souvent : la gestion des dossiers patients, et la facturation et la comptabilité. Pour chacune, notez :

* la finalité (suivi des patients, facturation, comptabilité) ;
* les catégories de données (identité, coordonnées, notes de séance, données de facturation) ;
* les destinataires (Assurance maladie pour Mon soutien psy, expert-comptable pour les recettes) ;
* la durée de conservation retenue ;
* les mesures de sécurité : chiffrement, mot de passe, verrouillage, sauvegarde.

Informez aussi vos patients : qui traite leurs données, pourquoi, combien de temps, et comment exercer leurs droits, dont le droit d'accès. Une notice remise au premier entretien ou affichée en salle d'attente est la forme la plus courante.

## Sécurité et violation de données

Un ordinateur volé, une clé USB perdue, un compte de messagerie piraté : ce sont des **violations de données**. Les règles rappelées par la CNIL :

| Situation | Ce que vous devez faire |
|---|---|
| Toute violation | la documenter dans un registre interne, quel que soit le risque |
| Violation présentant un risque pour les personnes | la notifier à la CNIL au plus tôt, et au plus tard 72 heures après en avoir eu connaissance |
| Risque élevé | informer aussi les patients concernés, au plus tôt |

L'information des patients n'est pas requise si les données étaient **chiffrées** de façon à rester incompréhensibles pour qui les a obtenues. C'est l'argument le plus concret pour chiffrer le disque de votre ordinateur, vos sauvegardes et tout support amovible.

## Hébergement de données de santé (HDS) : quand êtes-vous concerné ?

Le régime de l'article L. 1111-8 du code de la santé publique vise **l'hébergement pour le compte d'autrui** : un prestataire qui conserve des données de santé pour le compte d'un professionnel ou d'un patient. La note d'explicitation du ministère de la santé précise que deux critères sont cumulatifs : des données de santé recueillies lors d'activités de prévention, de diagnostic ou de soins, et un hébergement assuré pour le compte de celui qui en est à l'origine.

| Votre situation | HDS ? |
|---|---|
| Logiciel de cabinet en ligne | l'éditeur héberge pour vous : il doit être certifié HDS |
| Logiciel installé sur votre ordinateur, données stockées localement | vous ne confiez rien à un tiers : le régime ne vise pas ce cas |
| Sauvegarde de vos dossiers chez un fournisseur de stockage en ligne | selon la même note, une sauvegarde confiée à un tiers relève vraisemblablement de l'obligation |

> Le critère retenu est la relation d'hébergement avec un tiers, pas l'état des données. Le chiffrement ne suffit pas, à lui seul, à sortir une sauvegarde en ligne du champ HDS. Le plus simple : sauvegarder sur un disque ou une clé que vous gardez, ou choisir un service certifié HDS.

## Facturation : note d'honoraires, TVA, livre des recettes

### La note d'honoraires

L'arrêté n° 83-50/A du 3 octobre 1983 impose, pour une prestation de service de plus de 25 € TTC, de remettre une note **avant le paiement**. Une séance à un tarif courant est donc concernée. Selon la DGCCRF, la note indique la date de rédaction, les coordonnées du prestataire, la date et le lieu de la prestation, son détail et son prix, la somme totale et le nom du client, sauf s'il s'y oppose.

Numérotez vos notes de façon continue et ne modifiez jamais une note émise : annulez-la par un avoir. C'est la pratique comptable des factures, et c'est ce que votre expert-comptable comprendra sans explication.

### L'exonération de TVA

Les soins dispensés par les praticiens autorisés à faire usage du titre de **psychologue** ou de **psychothérapeute** sont exonérés de TVA (CGI, art. 261, 4-1°). Selon le BOFiP, l'exonération ne vaut qu'à compter de la confirmation de l'autorisation ou de l'inscription par l'autorité compétente. Les psychanalystes y ont accès à des conditions de diplôme propres. La note porte alors la mention de l'exonération et de son article.

Ces opérations exonérées n'entrent pas dans la **facturation électronique** ni dans le **e-reporting** : une note au format PDF ou papier reste valable.

### Le livre-journal des recettes

Au régime de la déclaration contrôlée, le livre-journal mentionne pour chaque recette la date, l'identité déclarée du client, le montant et le mode de règlement. Pour les professions tenues au secret professionnel, le BOFiP admet de remplacer l'identité par une référence à un fichier annexe, à condition de fournir l'information sur simple demande, et l'administration ne peut pas demander la nature des prestations. Vérifiez avec votre expert-comptable si cette tolérance s'applique à votre situation. Le livre et ses pièces se conservent six ans.

## Mon soutien psy

Si vous êtes conventionné pour le dispositif, ameli.fr fixe les règles de facturation :

| Point | Règle |
|---|---|
| Tarif | 50 € l'entretien d'évaluation comme chaque séance de suivi |
| Prise en charge | 60 % par l'Assurance maladie, 40 % par la complémentaire |
| Nombre de séances | un entretien d'évaluation, puis une à onze séances de suivi |
| Codes | EEP pour l'entretien d'évaluation (en présentiel uniquement), APS pour le suivi en présentiel, PSS pour le suivi à distance |
| Séances à distance | au plus 20 % de votre activité conventionnée annuelle, toutes séances confondues |
| Adressage médical | facultatif |

Gardez une trace de chaque séance facturée dans le dispositif avec son code : c'est elle qui vous permet de suivre le plafond par patient et la part de séances à distance.

## Une liste de contrôle

1. Une fiche de registre pour les dossiers patients, une pour la facturation.
2. Une durée de conservation écrite et justifiée.
3. Une notice d'information remise aux patients.
4. Un ordinateur au disque chiffré, verrouillé automatiquement.
5. Une sauvegarde chiffrée, sur un support que vous gardez ou chez un hébergeur certifié HDS.
6. Un registre interne des incidents, même vide.
7. Des notes d'honoraires numérotées, avec la mention d'exonération de TVA.

## Un logiciel qui garde les données chez vous

[Clos](https://consignestudio.fr/logiciel-cabinet-psychologue/) est un logiciel de cabinet installé sur votre ordinateur (Windows, macOS, Linux), sans compte ni serveur : dossiers patients et notes de séance chiffrés, notes d'honoraires numérotées avec les mentions de l'arrêté de 1983 et l'exonération de TVA, livre des recettes, suivi des séances Mon soutien psy et sauvegarde chiffrée. Il ne fait ni prise de rendez-vous en ligne, ni télétransmission, ni synchronisation entre ordinateurs, et ne vous décharge pas de vos obligations de responsable de traitement : registre, information des patients et choix du lieu de sauvegarde restent à votre charge. Une version d'essai gratuite est limitée à dix dossiers.

## Sources

- [CNIL, la CNIL publie trois référentiels pour le secteur de la santé (28 juillet 2020)](https://cnil.fr/fr/la-cnil-publie-trois-referentiels-pour-le-secteur-de-la-sante)
- [CNIL, référentiel relatif aux traitements de données personnelles destinés à la gestion des cabinets médicaux et paramédicaux](https://cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/referentiel_-_cabinet.pdf)
- [CNIL, violations de données personnelles, les règles à suivre](https://www.cnil.fr/fr/violations-de-donnees-personnelles-les-regles-suivre)
- [Ministère de la santé, note d'explicitation du champ d'application du cadre juridique de l'hébergement de données de santé](https://affairesjuridiques.aphp.fr/textes/note-explicitation-du-champ-dapplication-du-cadre-juridique-de-lhebergement-de-donnees-de-sante-ministere-de-la-sante-represente-par-la-delegation-la-strategie-des-s/telecharger/629195)
- Code de la santé publique, article L. 1111-8 (hébergement de données de santé)
- [DGCCRF, fiche pratique dépannage à domicile (note au-delà de 25 € TTC, arrêté n° 83-50/A du 3 octobre 1983)](https://www.economie.gouv.fr/dgccrf/les-fiches-pratiques/plomberie-serrurerie-chauffage-choisir-le-bon-professionnel-pour-un-depannage-domicile)
- [BOFiP, BOI-TVA-CHAMP-30-10-20-10 (exonération des psychologues et psychothérapeutes)](https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/1139-PGP.html/identifiant=BOI-TVA-CHAMP-30-10-20-10-20250409)
- [BOFiP, BOI-TVA-DECLA-20-30-50-10 (champ de la facturation électronique et du e-reporting)](https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/13898-PGP.html/identifiant=BOI-TVA-DECLA-20-30-50-10-20260930)
- [BOFiP, BOI-BNC-DECLA-10-20 (obligations comptables en déclaration contrôlée)](https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/4809-PGP.html/identifiant=BOI-BNC-DECLA-10-20-20120912)
- [ameli.fr, Mon soutien psy, règles de facturation sans tiers payant](https://www.ameli.fr/psychologue/exercice-professionnel/facturation/mon-soutien-psy-regle-facturation-sans-tiers-payant)
- Textes relus le 2026-10-27